Konkrétní tipy na organizaci času i na „mateřský“ + 2 aplikace zdarma

Nikdy bych nevěřila, kolik práce budu mít jako maminka na mateřský. Když jsem zjistila, že jsem těhotná, docela jsem se těšila, jak si příjemně odpočinu, kolik budu mít času.

(Po téhle poslední větě jsem musela na pár minut přestat psát, abych se dostatečně sama sobě vysmála.)

Povinností v jejich kvantitě nijak závratně neubylo, vlastně spíš naopak. Vzpomněla jsem si na obrázek, co jsem nedávno viděla na FB:

Uznávám, že si spoustu toho ale dělám sama. Nemusela jsem si při mateřské založit tenhle projekt, pracovat s lidmi, psát články… Asi bych ani nemusela denně vařit teplé večeře, péct domácí chleba a být kontaktním rodičem.

Já ale chci a abych to všechno byla schopná jakž takž stihnout, potřebovala jsem objevit dobrý time management.

Musím říct, že hodně, ale fakt hodně dlouho jsem hledala systém, který by mi vyhovoval.  Od různých diářů, zápisníků, deníků, seznamů, to-do listů, elektronických i papírových, přes všudepřítomnou změť různých papírků popsaných úkoly až k extrému nepsat si vůbec nic, nosit si všechno v hlavě a mít to tak nějak na háku. Vyzkoušela jsem fakt skoro všechno.

Konečně můžu říct, že jsem si pro sebe našla systém, který mi fakt funguje, je mi v něm dobře, nezapomínám na věci, neobtěžuje mě a nestresuje mě.

Moc ráda ho s vámi posdílím. Jen tu nečekejte revoluční myšlenky v organizování času, jde spíš o dobrou kombinaci různých technických vymožeností.

Co používám k organizaci?

Stručně a jasně:

Hlavní pracovní nástroj je pro mě smartphone. V něm mám nainstalované dvě neplacené aplikace – Any.do a Google kalendář, které spolu umí i komunikovat a můžu je ovládat taky z počítače. Doma mám potom černou tabulovou plochu, na kterou si píšu křídou.

A to je vše. Tohle je to kombo, díky kterému se mi tak pěkně organizovaně žije.

Proč mi to funguje?

Dávám přednost elektronickým aplikacím v telefonu a mazatelným plochám z několika důvodů:

1. Telefon mívám vždy u sebe a je pro mě nejjednodušší si do něj kdykoliv něco zapsat, než hledat, kam jsem zrovna položila diář a kde je tužka.
2. Vše mám na jednom místě a zároveň můžu úkoly i kalendář spravovat z telefonu i z počítače.
3. Při organizaci svého času nevytvářím žádný další odpad, což mi překvapivě dost pomáhá i v tom udržet svou mysl čistou.
4. S úkoly i událostmi v kalendáři si mohu kdykoliv snadno hýbat a flexibilně je posouvat, bez škrtání a přepisování.

Jak to funguje?

Any.do – můj elektronický úkolníček

Aplikace Any.do je jednou z mnoha elektronických to-do listů, mě se ale osvědčila nejvíc. Funguje tak, že si kliknete na „nový“ a napíšete si úkol, který se vám automaticky uloží do dnešního dne. Vy si ho tam můžete nechat, nebo si ho přesunout tam, kam potřebujete – ve verzi zdarma buď do „zítra“, „nadcházející“ nebo „jednou“. Mě zatím stačí verze zdarma a pracuju s ní tak, že si každý večer nebo ráno vyberu úkoly pro dnešní/zítřejší den z kolonky „nadcházející“.

Do Any.do si píšu všechno, co musím udělat v blízké budoucnosti, nesmím na to zapomenout a hned to vypouštím z hlavy. Například když mám poslat někomu balíček, někam zavolat, něco zaplatit, někomu něco přinést atp.

Příjemné na této aplikaci je, že nepřijdete o škrtání splněných úkolů – když úkol označíte jako splněný, aplikace vám ho automaticky odškrtne a přeškrtnutý nechá na seznamu, dokud si ho sami (případným dalším kliknutím) neodstraníte. Možná si část z vás teď klepe na čelo, ale možná patříte taky k té druhé skupině, která v duchu trošku zajásala 😀

(vzorový screenshot mého telefonu)

Google kalendář 

Google kalendář má dost podobné výhody i vlastnosti jako Any.do. Já na něm nejvíc oceňuju to, že si můžu události kdykoliv přeplánovat a nemusím nic přepisovat ani škrtat, prostě jen „přetáhnu“ událost jinam.

V Google kalendáři si plánuju schůzky, koučování, akce, zapisuji si tam pravidelně opakující se věci a používám ho proto, abych viděla, co kdy dělám a bylo snadné si věci naplánovat dopředu. Nepíšu si do něj úkoly, pokud nejsou vyloženě podmíněné časem. Je v něm třeba kdy jedeme na rodinný oběd, na prodloužený víkend, k zubaři, kdy se s kým potkám.

Můžu si tu nastavit různé barvy pro různé skupiny událostí, nechat události opakovat, zadat si časové rozmezí nebo si je nechat třeba půl hodiny před samotnou akcí připomenout – což mě už v práci nejednou zachránilo, když jsem se zabrala do jiné činnosti a měl mi přijít člověk na pohovor.

(vzorový screenshot mého telefonu)

Černá tabule na psaní křídou

Tabule, kterou mám nalepenou v kuchyni slouží jako skvělá alternativa, když zrovna nemůžu vzít do ruky telefon a zapsat si úkol – což je například když držím v rukou dceru, která by mi ho moc ráda sebrala. Když čas je, přepíšu si úkol do aplikace Any.do a z tabule ho smažu. Moc mě baví, že se mi nikde nepovaluje tisíc papírků a dost si užívám chvíle, kdy je tabule čistě černá.

(foto je pouze ilustrační, doma mám nalepenou černou tabulovou plochu z jedné straně na lednici a je to geniální)

6 a dost!

Ještě jedna důležitá věc. Nepřetěžujte se. Víte, že by člověk měl mít na svém to-do listu maximálně 6 úkolů za den? Tím, že budete mít svůj to-do list popsaný odshora dolů nikomu nepomůžete a sobě nejmíň. Den nenafouknete, jen se vystresujete, protože „jste toho měli přeci stihnout víc“.

Pokud však budete počítat jako jeden úkol ze šesti „uklidit celý dům“ strhnete se i s kvalitním to-do. Na druhou stranu šest úkolů typu „1. umýt skleničky, 2. umýt hrníčky, 3. umýt talíře…“ vám taky moc nepomůže. Chce to zlatou střední cestu a hlavně rozumně 🙂

Časem se člověk určitě naučí zdravě odhadnout své reálné možnosti. Mě tohle pravidlo hodně pomohlo, když měla pocit, že nic nestíhám a uvědomila si, že mám svůj šestimístný to-do list každý den už z poloviny zaplněný:

1. postarat se o dítě tak, aby bylo spokojené, nasycené, v rámci možností čisté
2. uvařit pro svou rodinu
3. udržovat domácnost plus mínus uklizenou

Už jsem pochopila, že moje další úkoly musí být spíš v drobnostech, případně si musím někde ulevit z těch hlavních třech. Nejsem totiž superman. Ani supermáma. Jsem jen máma…

Na to bychom neměli zapomínat. Že nejsme superlidi, ale jen lidi. Lidi, kteří mají tenhle život v první řadě skutečně prožít a ne ho jen tak proletět s to-do listem. Takže všeho s mírou, i to-do listů a organizace času 🙂

Organizujme si život proto, abychom měli více volného času, ne abychom více stihli. 

Myslím, že jsem nevynalezla nic závratného a mnozí z vás už určitě podobné nebo stejné aplikace denně využívají a už v tom nevidí takový zázrak, jako já. Upřímně kolem sebe ale stále vidím hromadu lidí, co tápou – a já ještě pár měsíců nazpět patřila mezi ně.

Až nyní mám pocit, že jsem našla takovou kombinaci, která mi funguje, nezatěžuje mě a hlavně která mi dělá volný prostor v hlavě.

A co funguje vám? Už máte tu svou ideální kombinaci, nebo ještě hledáte?  Inspirujte mě i ostatní v komentářích 🙂

♥ H.